Política de privacidad

ASOCIACION CAMPESINA AGROECOLOGICA DE LA REGION DE BOQUERON (ACAB)

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Generalidades

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la Asociación Campesina Agroecológica de la región de boquerón (ACAB), actuando como entidad de derecho privado en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2013 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la asociación garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Responsable

La Asociación Campesina Agroecológica de la Región de Boquerón, Nit. 811.039.078-5 es una entidad sin ánimo de lucro constituida mediante acta No.01 de marzo 15 de 2003 registrada en la Cámara de Comercio de Medellín, inscrita el 9 de mayo de 2003, en el libro 1, bajo el No.1407, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Calle 48 No. 65-58, Medellín, Colombia
Teléfono: 230 03 51 – 230 68 38
Correo electrónico: colyflor2@gmail.com

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado/a del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del/a responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

  • – Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

  • – Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • – Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012) es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

  • – Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

  • – Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

  • – Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

  • – Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del/a Titular a obtener del/a responsable del Tratamiento o del/a Encargado/a del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

  • – Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012) y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

  • – Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el/a responsable del Tratamiento o Encargado/a del Tratamiento a que se refiere la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012), se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • – Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012) y en los términos de la misma.

Contenido de las bases de dato

En las bases de datos de la Asociación se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos datos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la Asociación puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (hoja de vida, copia de las certificaciones de formación académica, copia de certificaciones de experiencia laboral, copia del documento de identificación, copia de documentos de identificación de beneficiarios y beneficiarias para las afiliaciones al sistema de seguridad social y parafiscales).

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Tratamiento

La información que consta en las bases de datos de la Asociación es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales y contratistas, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, la Asociación podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas estatales.

La Asociación velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

Finalidad

La información recolectada por la asociación tiene como propósito el adecuado desarrollo de su objeto social como una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro. Además, la Asociación guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable y laboral.

La información sobre clientes, proveedores, socias/os y empleadas/os, actuales o pasados. Se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Derechos de los titulares

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargadas/os del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012); Así mismo tendrá el derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos. En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en la Asociación.

Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012) y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Obligaciones de la Asociación Campesina Agrocológica de la Región de Boquerón Acab

La Asociacion deberá:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley (Ley estatutaria 1581 de 2012), copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completo, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012).

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012).

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012) y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley (Ley estatutaria 1581 de 2012), copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completo, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012).

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012).

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley (Ley Estatutaria 1581 de 2012) y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Persona o área responsable

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013,deberá enviarse a:

Entidad: Asociación campesina Agroecológica de la región de Boquerón ACAB
Dependencia: Administracion
Dirección: Carrera 48 No. 65-58 Medellín, Colombia
Correo electrónico: colyflor2@gmail.com
Teléfono: 230 03 51 – 230 68 38

Procedimientos de presentación y respuesta de consultas

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la Asociación, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimientos de presentación y respuesta a consultas, quejas y reclamos

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

Identificación del Titular, sus causahabientes o apoderados debidamente acreditados mediante poder suscrito en notaria.

Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la petición(es) concretas, precisando si se trata de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la Asociación proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.

Dirección del Titular.

Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará a la persona interesada los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia de la base de datos

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la Asociación estarán vigentes a partir del día (01) de enero de 2017. La Asociación se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en le ley.

as bases de datos administradas por la Asociación se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente, laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la Asociación o una obligación contenida en un contrato entre la Asociación y Titular.

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